7 Board Document PIC Summit 26-29 - Event Design Collective

Executive summary

P2 is de beste route om kwaliteit te beschermen (core conference blijft “sacred”), internationale aantrekkingskracht te verhogen (week density), en tegelijk het business model richting 2029 fully loaded kostenneutraliteit geloofwaardig te maken — met 2026 financial proof als expliciete mijlpaal.

2026 success measures (targets)

≥80% fully loaded cost coverage door inkomsten
PhotonDelta nettobijdrage ≤ €125.000
≥ €40.000 bewezen uit nieuwe inkomstenbronnen (incl. title stewardship)
0 pay-to-speak in core tracks + governance aantoonbaar toegepast
Outputs: commitments met owner + deadline + 30/60/90 follow-up dashboard live

Strategic recommendation

Positionering

PIC Summit Europe = het Eindhoven-anker waar het PIC + semicon ecosysteem zich organiseert rond OEM-vraag (content-first), met een partner-led umbrella week die schaal mogelijk maakt zonder verwatering.

1) Core Conference (2 dagen) — “sacred core”

Invite-only dominant (±80%), executive density
OEM Reverse Pitch + closed-door roundtables
Integrator-led “Solution Routes” (end-to-end, geen beursvloerlogica)
Standards/working group commitment moments (owner + deadline)

2) Umbrella Week Satellites (3–5 dagen) — quality-gated

Partner-led satellites met Quality Gate + output-verplichting
Elke satellite gekoppeld aan ≥1 Delta + levert artefact (route map/charter/action list)
Schaal = meer learning/visits/working sessions, core blijft compact

3) Governance & Firewall (non-negotiable)

No pay-to-speak in kerntracks
Sponsors = platform stewardship (enablers), niet agenda-eigenaars
PhotonDelta behoudt eindredactie via curatie-structuur + enforcement

Risk analysis

Risico	Wat gebeurt er	Mitigatie (non-negotiable)
Kwaliteitsvariatie in satellites	Partnerkwaliteit varieert → reputatieschade / verwatering van “conference-first”.	Quality Gate Rubric + Satellite Charter + enforcement recht (reformat/remove).
Sponsor capture	Druk op podiumtijd/agenda → content-integriteit ondermijnd.	Contractuele firewall + stewardship-only sponsorformats (enablers, geen zendtijd).
OEM density te laag	Te weinig OEM’s/senioriteit → minder internationale pull en minder “compass”.	OEM Agenda Council + concierge invite + core-only waardepropositie.
Operational overload	Umbrella week complexiteit → team overbelast, inconsistentie.	PMO structuur + satellite toolkit + staged rollout (2026: beperkte set).
Financial proof niet gehaald	80% coverage / €40k nieuw niet gehaald → zwakkere route naar 2029.	Vroege sponsor packaging + pipeline governance + pricing discipline + heldere inventory.

Trade-offs

Volume-groei ingeruild voor quality-gated schaal (meer waarde per bezoeker).
Meer governance/complexiteit in ruil voor meer revenue surface en sterkere internationale propositie.
Minder open inschrijving in ruil voor hogere executive density en betere OEM-pull.

Expected Delta impact (samenvatting)

PhotonDelta leadership

“Klein houden” → conditioneel schalen via umbrella week
Sponsoring riskant → stewardship zonder content capture
Impact vaag → meetbaar OEM-pull & collaborations (follow-up)

OEM / End-users

Consumeren → requirements delen + committen
Losse vendors → solution routes
Twijfel → vertrouwen via standards/benchmarks commitments

PIC organisations

Features → routes naar OEM value
Netwerken → commitments
Standaarden later → standaarden nu met owners

Semicon / industrial partners

Observeren → co-ownen roadmaps
Niche → strategische pijler
Praten → co-dev trajecten

Title / anchor partners (new forms)

Podiumtijd → platform stewardship (enable i.p.v. zenden)
ROI vaag → meetbare engagement & follow-up
Reputatierisico → brand safe + community accepted

Decision note (board-ready)

Decision requested

Bevestig P2 als 2026-architectuur + geef mandaat op governance/enforcement (quality gate + firewall).

Non-negotiables to approve

Quality Gate Rubric + Satellite Charter + enforcement
Core conference firewall + invite integrity
Measurement spine: elke satellite = Delta + output + owners + follow-up cadence